見やすいエクセルの作り方
取引先・お客様・上司・同僚・部下etc…たくさんのExcelデータを見てきたつもりですが、以下のように統一性(ルール)のないデータを目にすることが多々ありました。
見る人を想像しながら作る
エクセルの見やすさは得意・不得意はそこまで関係なく、どこまで見る人を想像して作成したかが重要だと思っています。字の上手い下手についても、上手くはなくとも丁寧に書いたか否かはパッと見て感じるものです。
「見た目に無駄な時間を掛けるなよ」と言う方もいますが、慣れてしまえばそこまで時間が掛かるものでもありません。
デザインを疎かにすると、見た人が内容を理解するまでに時間が掛かったり、時には誤解を与えてしまったり、会議やミーティングの時間を長引かせる要因にもなります。数字が正しくてもデザインが悪いと頭にスッと入ってこないものです。
エクセルデータは1人歩きしがちです。
知らない会議で使われたり、経緯や詳細を知らない方にメールで共有されたり、社長が見たり新入社員が見たり。一度誰かに共有されてしまうと、自分が説明•補足できない状況で好き勝手に使われます。その為、出来る限り曖昧な名称や表現は使わずに、第三者が見ても理解できる資料を意識することが重要だと思っています。
良いデータを作っても褒められる事は少ないですが、手抜きデータを作ると知らないところで悪者にされる事もあります。損得はあまり考えたくないですが、いつも全力のデータを作っておきましょう。知らないところで悪く言われるのも嫌ですし、逆に見てる人は見てくれてます。
自分ルールを決める
組織やグループ内である程度の方向性やルールが決まっているのが理想ですが、そうでない場合はまず自分ルールを決めておきます。
- 上と左に1～3（行・列）くらい間を空ける
- 数字とアルファベットは半角
- カタカナは全角
- 一番上のカテゴリ名称は中央寄せ
- 金額は書式設定で「通貨」にして右寄せ
- 名称は「商品〇〇」でスペースや括弧は入れない
- ㈱や（株）は「株式会社」にしてスペースは半角
- フォントはメイリオでサイズは9～10pt
- 色は紺色と水色ベースで最大3色まで
- 極太の罫線は使わない
自分の中でルールを決めてそれに従ってデータを作成するだけで、明らかに完成度が変わります。色々な人が色々な目的でエクセルデータを見るので、見た人があまり考えなくても要点を見つけられることをイメージしながら作ります。何時間かけて作っても見られるのは数分です。秒で理解させることができれば勝利です。
※内容によっては名称は左寄せの方が良いかもしれません
ルール化の重要性
ルール化は単なる見た目の問題だけではなく、データを関数などで集計する場合にとても重要なポイントになります。もちろんピボッドやアナログ作業で集計するのも良いですが、ルールを決めて作成する事でデータベースとして活用することが出来ます。
データベースとして使う場合、以下はそれぞれ全く違うものとして認識されます。
- 「商品A 」と「商品 A」
- 「（株）ABC」と「株式会社ABC」
注意点
あまり見た目に拘りすぎるとデータベースとして使い辛くなったり、それ以降のデータの追加や更新に手間が掛かる可能性もあります。継続的に使用するExcelデータはできる限りシンプルに作りましょう。ルールを複雑化しすぎるとトラブル対応も大変になりますし、後任者に引き継げない可能性もあります。
Excelの用途
よくあるのは以下の4パターン。
- データで共有【閲覧用】
- データで共有【入力用】
- 印刷して資料として使う
- データベースとして使う
データで共有【閲覧用】
Excelで作成した資料などをメールに添付したり共有フォルダやクラウドで誰かとデータ共有するケースです。自分だけではなく誰かに見せる資料は見る人の事を想像して作成するのが基本です。
お客様や取引先の時だけ気を使うのではなく、常に見やすさを意識して作成する癖を付けておくと、その継続がやがて自らを助けるスキルになります。また、相手が印刷する事も想定して事前に印刷設定をしておくと良いです。
データで共有【入力用】
例えば100名の従業員に「血液型を入力して返信して下さい」と、入力用のエクセルをメールで送ります。エクセルは基本的にフリーワード入力なので、入力にバラツキが発生します。
- A型
- Ａ型
- A
- エー
- Aです
- D型
全角・半角・「型」があったり無かったり・「です」等のフリーワード・存在しない血液型(入力ミスなど)。対象者が多ければ多いほど「何故こんな入力するんだ・・」という事が必ず起こります。血液型の様に選択肢が少ない場合はプルダウンにしておくなど、目的に応じて事前対策が必要です。
印刷して資料として使う
特に印刷系のデータは誰がいつ作ったのか分からなくなる事もあるので、作成日と作成者を入れておくと良いです。
データベースとして使う
印刷する可能性は低いと思いますが、それ以外は今までの注意点を日々意識してエクセルを作成していれば、自然と正しいデータが拾える価値の高いエクセルになっているはずです。
まとめ
仮に今は印刷したり誰かに見せる機会が無いとしてもデータベースという概念はこの先とても大事になってきます。これから少しずつ関数やマクロを覚えていくと、その重要性を強く感じるはずです。そうなると自然と自分のエクセル作成ルールも固まってくると思います。
見た目の重要性
エクセルのスキルアップを目指す方は、まずは今までより少し見た目に拘って作成してみてください。
- 自然と興味を持ってくれる・印象に残る
- 直感的に内容が分かる
- 知りたい情報を探しやすい
- 間違いを見つけやすい
他にもたくさんメリットがありますが、特に①の相手に興味を持って貰う事は非常に重要です。何も考えていない資料は「見てみよう」という気持ちにもなりません。見た目の効果は②–④などの業務効率化にも繋がります。作り慣れてしまえば手間にも感じなくなります。
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